Privacybeleid

1. Verantwoordelijke

WarmtepompKopen.nl, een handelsnaam van Distrix BV (KvK 80935656). Voor alle privacyvragen of het uitoefenen van uw AVG-rechten: privacy@warmtepompkopen.nl.

2. Welke gegevens wij verwerken — per dienst

Hieronder per dienst: wat we verzamelen, op welke grondslag (AVG art. 6), hoe lang we bewaren, en de juridische bron van die termijn.

2.1 Huischeck (gratis online rapport)

• Verzameld: postcode, woningtype, bouwjaar, gasverbruik, isolatie, optionele e-mail.
• Grondslag: AVG art. 6(1)(a) toestemming bij e-mailopgave; anders geen persoonsgegeven.
• Bewaartermijn: 24 maanden vanaf laatste interactie (AVG art. 5(1)(e)).

2.2 Persoonlijke check + uploads (energierekening, foto's)

• Verzameld: energierekening-PDF, foto's CV-ruimte/gevel, contactgegevens, adres.
• Grondslag: AVG art. 6(1)(b) overeenkomst-voorbereiding + 6(1)(a) toestemming voor uploads.
• Bewaartermijn: 90 dagen na quote-decline of laatste interactie; 7 jaar bij conversie (BW 2:10 + 3:15a, AWR art. 52).

2.3 Adviesgesprek-boeking

• Verzameld: naam, e-mail, telefoon, adres, voorkeursdatum.
• Grondslag: AVG art. 6(1)(b) overeenkomst-voorbereiding.
• Bewaartermijn: 90 dagen post-afspraak indien geen offerte volgt.

2.4 Lead-magnet — Gasvrij PDF

• Verzameld: naam, e-mail, expliciete AVG-checkbox.
• Grondslag: AVG art. 6(1)(a) toestemming voor nurture-emails.
• Bewaartermijn: 24 maanden vanaf laatste activiteit; eerder uit te schrijven via één klik in elke mail (RFC 8058 List-Unsubscribe).

2.5 Configurator + offerte-aanvraag

• Verzameld: productkeuze, capaciteit, opties, contactgegevens.
• Grondslag: AVG art. 6(1)(b) overeenkomst-voorbereiding.
• Bewaartermijn: 90 dagen ongetekend; 7 jaar getekend (BW 2:10, AWR art. 52).

2.6 Reviews

• Verzameld: naam (publiek), e-mail (privé voor verificatie), rating, reviewtekst, optionele foto.
• Grondslag: pending: AVG art. 6(1)(a) toestemming voor publicatie. Goedgekeurd: 6(1)(f) gerechtvaardigd belang in publicatie van klantfeedback.
• Bewaartermijn: pending > 30 dagen zonder moderatie wordt automatisch verwijderd. Goedgekeurde reviews blijven gepubliceerd; naam kan op verzoek geanonimiseerd worden.

2.7 Lead-administratie (overkoepelend)

• Verzameld: contactgegevens + lead-status (top-of-funnel → qualified → quoted → converted).
• Grondslag: AVG art. 6(1)(b) overeenkomst of 6(1)(a) toestemming.
• Bewaartermijn: leadgegevens worden bewaard zolang er een (potentiële) klantrelatie bestaat; ze worden niet automatisch na een vaste termijn verwijderd of geanonimiseerd. Verwijdering gebeurt op verzoek van de betrokkene (zie §6). Voor geconverteerde/gefactureerde leads geldt de wettelijke bewaarplicht van minimaal 7 jaar (BW 2:10, AWR art. 52). Grondslag voor voortgezette bewaring: gerechtvaardigd belang bij een lopende of toekomstige klantrelatie (AVG art. 6(1)(f)).

2.8 Woningvoorraad-intel (open woninggegevens, geen NAW)

• Verzameld: openbare woninggegevens gekoppeld aan een adres (BAG/3DBAG: bouwjaar, oppervlakte, geometrie; EP-online energielabel; PDOK-coördinaten; afgeleide warmtevraag). Vastgelegd bij elke adres-opzoeking in onze reken-/adviestools, ook anoniem. Géén naam, e-mail, telefoon, IP, eigendoms- of WOZ-gegevens.
• Grondslag: AVG art. 6(1)(f) gerechtvaardigd belang (open overheidsdata over een gebouw; owner-only afgeschermd, niet gedeeld met of verkocht aan derden).
• Bewaartermijn: zolang het gerechtvaardigd belang bestaat; per adres verwijderbaar op bezwaar.
• Bezwaar & verwijdering (art. 21/17): via woninggegevens verwijderen of privacy@warmtepompkopen.nl. Deze laag valt buiten de e-mail-gebaseerde verzoekstroom (§6) omdat er geen e-mailadres wordt vastgelegd — het adres is de sleutel.

3. Bewaartermijnen — overzichtstabel

Ondertekende offertes en bijbehorende projectartefacten bewaren wij 10 jaar na laatste activiteit (verplichte garantietermijn + fiscale bewaarplicht).

Volledig retentieregister met deletion-mechanismen: docs/avg/data-retention.md.

4. Cookies + analytics

Onze analytics-configuratie volgt de richtlijn van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP, 2023) voor Google Analytics 4 zonder toestemmingsvereiste. Concreet:

• Google Analytics 4 (via GTM) — standaard ingeschakeld. IP-truncatie aan, Google Signals uit, User-ID uit, geen advertentiefuncties, geen cross-site tracking, 14 maanden bewaartermijn. Effectief-anonieme metingen.
• PostHog (product-analytics + session-replay) — VS-gehost (us.i.posthog.com), niet de EU-regio. Invoervelden worden gemaskeerd (input-masking standaard aan), zodat wat u typt niet wordt vastgelegd. Dezelfde grondslag en behandeling als de hierboven beschreven GA4-analytics.
• Vercel Web Analytics — cookieless paginaweergaven via anonieme server-side fingerprint. Geen cookies of IP-opslag op uw apparaat.
• Marketing-cookies (Meta Pixel, TikTok Pixel) — alleen op onze landingspagina's voor betaalde campagnes (go.warmtepompkopen.nl), en alleen na uw expliciete toestemming via de cookiebanner.

Volledig overzicht en uw cookiekeuze: cookiebeleid. U kunt anonieme analytics op elk moment uitschakelen via de cookiebanner (“Alleen noodzakelijk”).

Een teller die blijft lopen als u analytics uitzet

Kiest u “Alleen noodzakelijk”, dan gaan Google Analytics, PostHog en de marketingpixels uit — er verlaat dan geen enkel gegeven onze site naar die partijen. Wat wel blijft lopen, is een eigen teller op onze eigen server. Die houdt per pagina bij hoe vaak hij is geopend, of de bezoeker tot onderaan scrolde (25, 50, 75 of 100 %), of hij er tien seconden, een halve minuut, een minuut of drie minuten was, en welke onderdelen zijn gebruikt (een vergelijker, een merkpagina, een stap van de airco-configurator). Wij gebruiken dat om te zien welke delen van de site nuttig zijn en welke niemand meer bekijkt.

Wat die teller níet opslaat: geen cookie, geen localStorage, geen sessie-nummer, geen IP-adres, geen browsergegevens of user agent, geen fingerprint, en geen tijdstip nauwkeuriger dan het uur. Van het adres waar u vandaan kwam bewaren we alleen de domeinnaam (bijvoorbeeld “google.com”), nooit de zoekterm of de volledige link. Van uw scherm bewaren we alleen “telefoon”, “tablet” of “desktop”. Van de pagina zelf bewaren we het pad, met persoonlijke stukken eruit: een link naar uw eigen offerte wordt geteld als /portal/quote/:id.

In die tabel staat dus geen enkel veld dat naar u kan verwijzen — er wordt niets over u opgeslagen, alleen een aantal per pagina per uur. Twee bezoeken van u en twee bezoeken van twee verschillende mensen zijn er niet van elkaar te onderscheiden, en dat is opzet. Wij kunnen daarom ook geen gegevens uit die teller aan u teruggeven of verwijderen: er is niets in te vinden dat u aanwijst. Uw keuze in de cookiebanner verandert hier niets aan, omdat er geen cookie en geen persoonsgegeven aan te pas komt. Omdat de teller op ons eigen domein staat, blokkeert een tracker-blocker hem meestal niet. Wilt u er toch buiten blijven, laat het ons weten via info@warmtepompkopen.nl en dan leggen we uit wat er wel en niet staat.

5. Derden (sub-verwerkers)

• Supabase (database + auth) — EU-region. Verwerkersovereenkomst (DPA) actief.
• Vercel (hosting + edge + cookieless analytics) — EU-region. DPA actief; Standard Contractual Clauses voor eventuele incidenteel US-routing.
• Resend (transactionele e-mail). DPA actief.
• Google Analytics 4 / GTM — AP-recipe configuratie (IP-truncatie aan, Google Signals uit, User-ID uit, geen advertentiefuncties, 14-maanden retentie). DPA via Google ToS.
• Meta Platforms · TikTok — advertentiepixels alleen op campagne-landingspagina's na expliciete toestemming.
• Sentry (server-side error tracking) — EU-region.
• Mollie (betalingen) — EU-bedrijf, eigen privacybeleid van toepassing op betaaldata.

Wij verkopen of delen uw gegevens niet met derden voor marketingdoeleinden.

6. Uw rechten (AVG art. 15-22)

U heeft het recht op:

• Inzage (art. 15) — een kopie van uw gegevens.
• Rectificatie (art. 16) — correctie van onjuiste gegevens.
• Verwijdering (art. 17) — "recht op vergetelheid", behoudens fiscale bewaarplicht (BW 2:10).
• Beperking (art. 18) en bezwaar (art. 21).
• Dataportabiliteit (art. 20) — uw gegevens in machine-leesbaar formaat.
• Toestemming intrekken (art. 7(3)) — op elk moment, zonder reden.

Uitoefenen via privacy@warmtepompkopen.nl of via ons self-service-portaal POST /api/gdpr (actie request-export, request-delete, of request-rectify). U ontvangt een bevestigingsmail met een eenmalige link (24 uur geldig) — dit voorkomt dat anderen uw data kunnen opvragen.

Wij reageren binnen 30 dagen (AVG art. 12(3)).

7. Beveiliging

HTTPS overal, TLS 1.2+, database-encryptie at rest, RLS-policies op alle Supabase-tabellen met persoonsgegevens, 2FA op admin-toegang. Datalekken worden binnen 72 uur gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AVG art. 33).

8. Klacht indienen

Indien u meent dat wij niet correct met uw gegevens omgaan, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

Wijzigingen aan dit privacybeleid worden hier gepubliceerd; bij materiële wijzigingen sturen we proactief een bericht naar bekende lead-records.